OpsGuide – Plattform und Website
Zentrava, Inhaber Jan-Felix Drömer
Stand: September 2026 · Version 1.1
In dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, welche personenbezogenen Daten bei welchen Verarbeitungsvorgängen erhoben und wie und zu welchen Zwecken diese verarbeitet werden.
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Datenverarbeitung bei der Nutzung der OpsGuide-Plattform sowie beim Besuch der Websites opsguide.de und zentrava.de.
Ihre personenbezogenen Daten werden stets entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften, insbesondere der DSGVO und dem BDSG, sowie dieser Datenschutzerklärung verarbeitet.
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
Zentrava, Inhaber Jan-Felix Drömer
Herler Str. 115
51067 Köln
E-Mail: kontakt@zentrava.de
Website: zentrava.de / opsguide.de
Zentrava ist Verantwortlicher für die Datenverarbeitung, die im Rahmen des Betriebs der Websites opsguide.de und zentrava.de sowie der Verwaltung von Kundenkonten und der eigenen Geschäftsprozesse stattfindet.
Zentrava stellt den Kunden (nachfolgend „Auftraggeber“) die OpsGuide-Plattform als Auftragsverarbeiter auf Basis einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO zur Verfügung.
Im Rahmen der Nutzung der Plattform ist hinsichtlich der über die Plattform verarbeiteten Daten der jeweilige Kunde der datenschutzrechtliche Verantwortliche. Zentrava verarbeitet diese Daten ausschließlich auf Weisung des jeweiligen Kunden als Auftragsverarbeiter. Die Details der Auftragsverarbeitung sind im AVV zwischen Zentrava und dem jeweiligen Kunden geregelt.
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Datenverarbeitung, für die Zentrava als Verantwortlicher tätig ist. Soweit Zentrava als Auftragsverarbeiter tätig ist, ist für die Information der betroffenen Personen der jeweilige Kunde als Verantwortlicher zuständig.
Die Kunden von Zentrava nutzen die Plattform OpsGuide, um digitale Montage-, Arbeits- und Prüfanweisungen zu erstellen, zu verwalten und auszuführen sowie Ausführungsprotokolle zur Qualitätssicherung und Rückverfolgbarkeit zu generieren. Hinsichtlich der personenbezogenen Daten, die im Rahmen dieser Tätigkeiten erfasst und verarbeitet werden, ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher; Zentrava wird auf Weisung des jeweiligen Kunden als Auftragsverarbeiter tätig.
Zwecke, Rechtsgrundlagen sowie die Erfüllung der Informationspflichten und der Betroffenenrechte liegen insoweit beim jeweiligen Kunden. Die Einzelheiten regelt der mit dem Kunden geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag.
Im Rahmen der Nutzung der Plattform werden regelmäßig folgende Daten verarbeitet:
Die optionale KI-Funktion zur Inhaltsextraktion greift ausschließlich auf Inhaltsdaten zu, also auf hochgeladene technische Dokumentation wie Gebrauchsanweisungen und Betriebsanleitungen. Stammdaten, Nutzungsdaten und Ausführungsprotokolle werden von dieser Funktion nicht verarbeitet. Die Funktion ist nicht zur Verarbeitung personenbezogener Daten bestimmt.
Für den Versand systembedingter E-Mails an Nutzer, die der Kunde in seinem Mandanten anlegt, setzen wir die Brevo SAS, Paris, Frankreich, als Unterauftragnehmer ein.
Der Betrieb der Plattform einschließlich der Speicherung aller Kundendaten und Protokolle im Produktivsystem findet auf Servern in Deutschland statt. Die verschlüsselten Datensicherungen werden derzeit ebenfalls in Deutschland gespeichert; eine Verlagerung in ein anderes Land innerhalb der EU kann nicht ausgeschlossen werden. Für Datensicherung und Wiederherstellung setzen wir die IONOS SE ein, die hierfür die Acronis Germany GmbH, München, als Unterauftragnehmer einsetzt.
Wenn Sie ein Konto für die Nutzung der Plattform einrichten, verarbeitet Zentrava Ihre Daten als Verantwortlicher, um Ihnen die Nutzung der Plattform zu ermöglichen. Verarbeitet werden Firmenname, Name und E-Mail-Adresse des Administrators sowie technische Zugangs- und Nutzungsdaten.
Die Daten werden verarbeitet, solange das Konto besteht. Nach Beendigung des Vertrags werden sie nach Maßgabe von § 12 der AGB und § 10 des AVV gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Durchführung des Vertrags mit dem Kundenunternehmen).
Für den Versand von E-Mails, die Ihr Kundenkonto betreffen (Registrierungsbestätigung, Passwortzurücksetzung, Vertrags- und Rechnungshinweise), setzen wir die Brevo SAS, Paris, Frankreich, als Auftragsverarbeiter auf Grundlage einer Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO ein. Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU. E-Mails an Nutzer, die von unseren Kunden in deren Mandanten angelegt werden, versenden wir im Auftrag des jeweiligen Kunden; hierzu Abschnitt 3.1.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Für die Zahlungsabwicklung setzen wir Stripe ein. Vertragspartner für Nutzer im EWR ist die Stripe Payments Europe, Limited, Dublin, Irland. Zahlungsdaten wie Kartendaten und Bankverbindung werden unmittelbar von Stripe erhoben und verarbeitet; Zentrava erhält keinen Zugriff auf vollständige Zahlungsdaten. Stripe verarbeitet diese Daten für die Zahlungsabwicklung als eigenständig Verantwortlicher. Soweit Stripe Daten an die Stripe, Inc., USA, übermittelt, stützt Stripe dies auf die EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie auf seine Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Dabei können auch personenbezogene Daten Dritter genannt werden, etwa Namen von Nutzern. Die Kommunikation läuft über das Geschäftspostfach kontakt@zentrava.de. Zentrava ist insoweit eigenständig Verantwortlicher, eine Auftragsverarbeitung liegt nicht vor.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen im Rahmen bestehender Verträge, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Bearbeitung von Anfragen).
Die Websites opsguide.de und zentrava.de werden auf einem Server bei IONOS SE in Deutschland betrieben. IONOS agiert als Auftragsverarbeiter auf Basis einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung.
Bei jedem Aufruf der Website werden automatisch folgende Daten protokolliert:
Diese Daten werden verarbeitet, um die Website bereitstellen zu können, die Sicherheit und Verfügbarkeit zu gewährleisten und Fehler zu beheben. Sie werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
OpsGuide und zentrava.de verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies und Session-Tokens für die Authentifizierung und den Betrieb der Plattform. Es werden keine Tracking-Cookies, Analyse- oder Marketing-Tools eingesetzt. Eine Einwilligung für Cookies ist daher nicht erforderlich.
Wenn Sie über unser Registrierungsformular eine Demo-Anfrage stellen oder sich für einen Test-Account registrieren, werden die von Ihnen gemachten Angaben (Firmenname, Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Unternehmensgröße, Branche) zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Anfrage und der Einrichtung Ihres Accounts verarbeitet.
Im Rahmen des Registrierungsprozesses wird Ihre Zustimmung zu den AGB und dem AVV eingeholt; auf diese Datenschutzerklärung wird dabei hingewiesen. Zeitstempel, Dokumentenversion und IP-Adresse der Zustimmung werden gespeichert.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung zur Dokumentation der Einwilligung).
Treten Sie mit uns in Kontakt (z. B. per E-Mail oder über ein Kontaktformular), werden die von Ihnen gemachten Angaben zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage verarbeitet.
Wir verarbeiten die Daten unserer Kunden im Rahmen der Erbringung unserer vertraglichen Leistungen. Verarbeitet werden Bestandsdaten (Name, Firmenname, Adresse), Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Vertragsdaten (Tarif, Laufzeit) und Zahlungsdaten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kommunikation mit Interessenten und Kunden).
Innerhalb von Zentrava erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben und soweit erforderlich. Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein:
| Dienstleister | Zweck | Sitz | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| IONOS SE | Serverhosting, Datenspeicherung | Deutschland / EU | AVV, Art. 28 DSGVO |
| Brevo SAS | Transaktions-E-Mails | Frankreich / EU | AVV, Art. 28 DSGVO |
| IONOS SE (setzt für diese Leistung die Acronis Germany GmbH, München, als Unterauftragnehmer ein) | Datensicherung und Wiederherstellung | EU (georedundant, derzeit Berlin und Frankfurt) | AVV, Art. 28 DSGVO |
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten:
Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
Sie können die Berichtigung unzutreffender oder unvollständiger Daten verlangen.
Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Nutzerdaten können über die Plattform vollständig gelöscht werden.
Sie haben das Recht, unter bestimmten Voraussetzungen eine Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO Widerspruch einzulegen.
Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Auf Anfrage stellen wir einen Datenexport im JSON-Format bereit.
Soweit Sie für eine Verarbeitung Ihre Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Sie können Ihre Rechte durch Mitteilung an kontakt@zentrava.de geltend machen.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Behörde für Zentrava (NRW) ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf.
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind nicht verpflichtet, personenbezogene Daten bereitzustellen. Bestimmte Angaben sind jedoch zwingend erforderlich, um einen Vertrag abschließen und durchführen zu können (z. B. Name und E-Mail-Adresse für die Kontoerstellung).
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich eines Profilings wird von uns nicht durchgeführt.
Wir treffen dem Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung oder unberechtigten Zugriff zu schützen. Dazu gehören:
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden Kundendaten unverzüglich nach Ablauf der Exportfrist (§ 12.2 der AGB) gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend überprüft und angepasst.
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, unsere Leistungen oder die Art der Datenverarbeitung ändern. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt der Verarbeitung aktuelle Fassung, abrufbar unter unserer Website.
Bei wesentlichen Änderungen, insbesondere bei einer Änderung der Verarbeitungszwecke, informieren wir die betroffenen Personen zusätzlich in Textform, soweit uns deren Kontaktdaten vorliegen.